Datos de clientes y normas · Para dueños de negocio
Autorización de tratamiento de datos para tus clientes: modelo
Modelos de autorización de tratamiento de datos para el formulario de reserva, el mostrador y WhatsApp, con lo que pide el art. 12 de la Ley 1581, casillas separadas para recordatorios y promociones, y cómo guardar la prueba.
Por Equipo de Tecnotics · · 6 min de lectura
En 30 segundos
- Qué es: el «consentimiento previo, expreso e informado del Titular» (Ley 1581 de 2012, art. 3, lit. a).
- Cuándo: a más tardar en el momento de recoger los datos (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.2).
- Qué debe decir: finalidad, carácter facultativo de los datos sensibles y de menores, derechos del titular y tus datos de contacto (Ley 1581, art. 12).
- Cómo: por escrito, de forma oral o por conducta inequívoca; nunca por silencio (Decreto 1074, art. 2.2.2.25.2.4).
- Prueba: debes conservarla y entregar copia si el cliente la pide (Ley 1581, art. 12, par.).
¿Qué debe decir la autorización?
La regla viene del art. 12 de la Ley 1581, y es la base de la guía de protección de datos de clientes. Al pedir la autorización, el responsable debe informar de manera clara y expresa:
- El tratamiento y su finalidad: qué harás con los datos (agendar, confirmar, recordar la cita, facturar, enviar promociones).
- Que es facultativo responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre niños, niñas y adolescentes.
- Los derechos del titular: conocer, actualizar, rectificar, pedir prueba de la autorización, saber qué uso se dio a sus datos, quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), revocar la autorización o pedir la supresión y acceder gratis a sus datos (art. 8).
- Tu identificación, dirección física o electrónica y teléfono.
Además, el Decreto 1074 pide informar qué datos vas a recoger y todas las finalidades específicas (art. 2.2.2.25.2.2). Y la autorización debe remitir a tu política de tratamiento, que es un documento aparte: hay una plantilla en política de tratamiento de datos personales.
¿Por qué separar recordatorios y promociones?
Porque son finalidades distintas. Recordarle a un cliente su cita es parte del servicio que pidió. Mandarle descuentos, invitaciones o «te extrañamos» es publicidad.
La Ley 2300 de 2023 dice que, al hacer una compra o entrar a un local, no se puede obligar al consumidor a aceptar mensajes comerciales, salvo los asuntos estrictamente relacionados con el bien o servicio adquirido, y que si se trata de promociones para alimentar bases de datos, el consumidor debe saberlo y aceptarlo de manera explícita (art. 5, par. 2). La publicidad, además, tiene horario. Todo eso está en qué mensajes puedes enviar a tus clientes.
Por eso conviene una casilla para lo necesario y otra, opcional, para lo publicitario. Si el cliente no marca la segunda, igual puede reservar.
Modelo 1: formulario de reserva en línea
Adáptalo con los datos reales de tu negocio. Va al lado del botón de reservar, con las casillas sin marcar.
Autorización de tratamiento de datos personales
[Nombre o razón social del negocio], con [NIT o cédula], domicilio en [dirección], correo [correo] y teléfono [teléfono], tratará tus datos (nombre, documento, correo, celular, historial de citas) para agendar, confirmar, recordar y gestionar tus citas, facturar los servicios y atender tus solicitudes.
Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, pedir prueba de esta autorización, saber qué uso les hemos dado, revocarla y quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Responder preguntas sobre datos sensibles o sobre menores de edad es facultativo. Consulta nuestra política en [enlace].
☐ Autorizo el tratamiento de mis datos para las finalidades anteriores.
☐ (Opcional) Autorizo recibir promociones y novedades por [correo / WhatsApp]. Puedo darme de baja cuando quiera.
Modelo 2: mostrador y ficha en papel
Para el cliente que llega sin cita o llena una ficha la primera vez. La misma información, en una hoja que el cliente firma y tú guardas.
Yo, [nombre], con documento [número], autorizo a [negocio], con contacto en [dirección, correo y teléfono], a tratar mis datos personales para agendar y gestionar mis citas, facturar y atender mis solicitudes, según su política de tratamiento, disponible en [lugar o enlace]. Conozco mis derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos y a revocar esta autorización.
☐ Acepto recibir promociones por [canal]. (Opcional)
Firma: ________ Fecha: ________
Si la ficha pide alergias o condiciones de salud, añade: «Estos datos son sensibles. No estás obligado a darlos. Los usaremos solo para [finalidad concreta, por ejemplo, elegir los productos del tratamiento]». Y que el cliente marque una casilla aparte para autorizarlos de forma explícita.
Modelo 3: WhatsApp
Para el primer mensaje con un cliente nuevo que escribe a reservar. Corto, con enlace a la política:
Hola, gracias por escribir a [negocio]. Para agendarte usaremos tu nombre, celular y correo solo para gestionar tus citas, según nuestra política: [enlace]. Puedes consultar, corregir o pedir que borremos tus datos cuando quieras. ¿Nos autorizas? Responde SÍ para continuar.
La respuesta «SÍ» del cliente queda en el chat como prueba. Si después quieres enviarle promociones, pide esa autorización aparte, en otro mensaje.
¿Cómo guardar la prueba de la autorización?
El Decreto 1074 obliga a conservar prueba de la autorización (art. 2.2.2.25.2.5), y la Ley 1581 pide que se obtenga por un medio que pueda ser objeto de consulta posterior (art. 9). Formas prácticas:
| Canal | Prueba | Dónde guardarla |
|---|---|---|
| Formulario en línea | Registro de la casilla marcada con fecha y hora | En el sistema que uses, más el modelo de texto vigente ese día |
| Papel | Hoja firmada | Archivo con llave, separado de la caja |
| Mensaje de respuesta del cliente | Carpeta del negocio, no en un celular personal | |
| Teléfono | Mensaje de confirmación posterior | Junto al registro del cliente |
Guarda también el modelo del texto que usaste y desde cuándo. Si cambias la finalidad, necesitas una nueva autorización (art. 2.2.2.25.2.2).
¿Y si el cliente es menor de edad?
La autorización la da su representante legal, después de escuchar al menor, y el tratamiento debe responder a su interés superior (Decreto 1074, art. 2.2.2.25.2.9). En la práctica, pide los datos y la autorización al acudiente. Qué datos mínimos pedir, y la regla especial para cosmetología, están en clientes menores de edad.
Ejemplo: una barbería que ordena sus autorizaciones
Situación ilustrativa.
Supuestos: barbería de Ibagué con 3 barberos, reservas por WhatsApp y por una página de reservas, y 600 contactos de clientes en el celular del negocio que nunca dieron autorización.
- Pone el Modelo 1 en la página de reservas, con dos casillas.
- Fija el Modelo 3 como primer mensaje para clientes nuevos de WhatsApp.
- A los 600 contactos les envía un mensaje corto pidiendo autorización y ofreciendo la baja.
- A quienes no responden, no les vuelve a escribir promociones.
- Guarda las respuestas en una carpeta compartida del negocio.
Si usas una plataforma de reservas, revisa qué autorización pide la plataforma y cuál debes pedir tú: la de tu negocio, para tus finalidades, sigue siendo tuya.
Recibe reservas por tu propia página en lugar de recoger datos por chats sueltos, y ten las citas de cada cliente en un solo lugar. Prueba MiTurno un mes gratis, sin tarjeta.
Fuentes
- Ley 1581 de 2012, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Decreto 1074 de 2015, cap. 2.2.2.25, Función Pública (consultada el 26/10/2026)
- Ley 2300 de 2023, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Una autorización verbal por teléfono es válida?
Sí. El Decreto 1074 de 2015 (art. 2.2.2.25.2.4) acepta la autorización por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular. El problema de la oral es la prueba, que debes conservar (art. 2.2.2.25.2.5). Si la pides por teléfono, deja constancia: un mensaje posterior que el cliente confirme o una nota con fecha y hora.
¿Tengo que pedir autorización a los clientes que ya tenía?
Si sus datos se recogieron antes del 27 de junio de 2013, el Decreto 1074 de 2015 (art. 2.2.2.25.2.7) obligó a pedirles autorización por mecanismos eficientes de comunicación. Si los recogiste después sin autorización, lo prudente es pedirla ahora, por el mismo canal donde los tienes, y dejar de usar sus datos para lo que no hayan aceptado.
¿Puedo pedir la autorización con una casilla ya marcada?
No es lo recomendable. La autorización debe ser previa, expresa e informada (Ley 1581, art. 3), y el silencio nunca equivale a una conducta inequívoca (Decreto 1074, art. 2.2.2.25.2.4). Una casilla premarcada que el cliente no toca se parece más al silencio que a una aceptación. Deja que el cliente la marque.
¿El cliente puede retirar la autorización después?
Sí. El titular puede revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos en todo momento, mediante un reclamo, y el negocio debe ofrecer mecanismos gratuitos y de fácil acceso para hacerlo (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.6). La revocatoria no procede si el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base.