Inasistencias y recordatorios · Para recepción
Mensaje de recordatorio de cita: 12 plantillas listas para copiar
Doce mensajes listos para copiar y adaptar: confirmación, recordatorio, «¿sigues en pie?», cita pendiente y llegada tarde, por oficio y por canal.
Por Equipo de Tecnotics · · 5 min de lectura
En 30 segundos
- Datos mínimos: nombre, servicio, día, hora, profesional, dirección y cómo cancelar.
- Largo ideal: 2 a 4 líneas.
- Sin promociones: un recordatorio con oferta pasa a ser un mensaje comercial, con otras reglas (Ley 2300 de 2023, art. 5).
- Sin datos de salud: en consultorios y spas, di «tu cita», no el tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 5).
- Cambia los textos entre [corchetes] y guárdalos como respuestas rápidas.
Estos mensajes son parte de la guía cómo reducir inasistencias sin cobrar anticipo. Si aún no decides cuándo ni por qué canal enviarlos, lee primero recordatorio de citas: cuándo enviarlo y qué decir.
Confirmación al reservar
1. Confirmación general (WhatsApp o correo)
Hola, [nombre]. Tu cita quedó confirmada: [servicio] el [día] a las [hora] con [profesional], en [dirección]. Si no puedes venir, cancela aquí: [enlace o número].
2. Cita pendiente de revisión
Hola, [nombre]. Recibimos tu solicitud de [servicio] para el [día] a las [hora]. La estamos revisando y te confirmamos antes de [hora o momento]. Si te surge algo, escríbenos por aquí.
Recordatorio el día anterior
3. Barbería
Hola, [nombre]. Te esperamos mañana, [día], a las [hora] con [barbero] para tu [servicio]. Si no puedes, avísanos o cancela aquí: [enlace]. Así le damos la hora a otro cliente.
4. Spa o centro de estética
Hola, [nombre]. Te recordamos tu cita de mañana, [día], a las [hora] con [terapeuta] en [dirección]. Te sugerimos llegar 10 minutos antes. Para cancelar: [enlace o número].
5. Consultorio particular
Buenas tardes, [nombre]. Le recordamos su cita de mañana, [día], a las [hora] con [profesional] en [dirección]. Si no puede asistir, por favor avísenos al [número] para asignar el espacio a otro paciente.
6. Entrenador o centro deportivo
Hola, [nombre]. Mañana, [día], a las [hora] tienes tu sesión con [entrenador] en [lugar]. Trae [implemento o ropa]. Si no puedes, avísame antes de [hora].
Recordatorio el mismo día
7. Unas horas antes
Hola, [nombre]. Hoy a las [hora] tienes tu [servicio] con [profesional]. Te esperamos en [dirección]. Si se te complicó, cancela aquí: [enlace].
8. Primera hora de la mañana (enviar la tarde anterior)
Hola, [nombre]. Tu cita es mañana temprano, a las [hora], con [profesional]. Abrimos a las [hora de apertura]. Si no puedes venir, avísanos hoy.
«¿Sigues en pie?»
9. Confirmación para servicios largos
Hola, [nombre]. ¿Sigues en pie para tu [servicio] de mañana a las [hora]? Es un servicio de [duración], así que te pedimos confirmar con un «sí» antes de [hora]. Si no puedes, cancela aquí: [enlace].
10. Cliente que faltó la vez anterior
Hola, [nombre]. Tienes cita el [día] a las [hora] con [profesional]. ¿Nos confirmas que vienes? Si no puedes, avísanos con tiempo para darle el espacio a otra persona.
Llegada tarde y cita en curso
11. El cliente no ha llegado
Hola, [nombre]. Te esperamos a las [hora] para tu [servicio]. ¿Vienes en camino? Podemos esperarte hasta las [hora límite].
12. El cliente avisa que llega tarde
Gracias por avisar, [nombre]. Te esperamos hasta las [hora límite]. Como llegarás con retraso, el servicio será de [duración ajustada] o, si prefieres, te pasamos a las [otra hora libre].
Versión para correo: asuntos que se abren
En correo, el asunto hace la mitad del trabajo. Si dice todo, el cliente no necesita abrirlo para saber cuándo es su cita.
| Momento | Asunto sugerido |
|---|---|
| Confirmación | Tu cita del [día] a las [hora] está confirmada |
| Pendiente | Recibimos tu solicitud para el [día]: te confirmamos pronto |
| Día anterior | Mañana a las [hora]: tu cita con [profesional] |
| Cambio del negocio | Cambio en tu cita del [día]: elige otra hora |
El cuerpo del correo puede ser la misma plantilla de WhatsApp, con la dirección completa y el enlace para cancelar como botón o en una línea aparte.
Cómo usar las plantillas en la recepción
- Elige 4 o 5 de las 12, las que de verdad usas. Tener demasiadas confunde.
- Ajústalas a tu tono y a tus datos fijos (dirección, número, enlace para cancelar).
- Guárdalas como respuestas rápidas o en una nota del celular de la recepción.
- Fija una hora del día para enviar los recordatorios de la jornada siguiente.
- Anota en la agenda cada respuesta: confirmó, canceló o no respondió.
¿Qué no poner en un mensaje de recordatorio?
- Promociones o descuentos. Si quieres ofrecer algo, envíalo aparte, a quien autorizó recibir publicidad y en el horario de la Ley 2300 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin domingos ni festivos).
- Datos de salud. «Tu sesión de terapia para la ansiedad» o «tu control de ortodoncia» revelan información sensible. Escribe «tu cita».
- Reclamos. «Ojalá esta vez sí llegues» espanta al cliente. La regla para quien falta va en tu política, no en el recordatorio.
- Datos de otros clientes. Nunca envíes la lista del día a un grupo.
Cuando quien cancela es el negocio
A veces el que no puede es el profesional. Avisa lo antes posible y ofrece una salida:
Hola, [nombre]. Lamentamos avisarte que [profesional] no podrá atenderte el [día] a las [hora] por [motivo breve]. Te podemos ofrecer [opción 1] o [opción 2]. ¿Cuál te sirve?
Más mensajes para cancelar con buena cara, del lado del cliente y del negocio, en disculpa por cancelar una cita.
Cómo se hace en MiTurno
MiTurno envía por correo los avisos de cada paso: solicitud recibida, cita aceptada (con archivo .ics para el calendario), rechazada, cancelada y completada, y un recordatorio por correo 10 minutos antes de la cita aceptada, al cliente y al asesor. Ningún correo sale antes de las 7:00. MiTurno no envía WhatsApp, SMS ni notificaciones push: si quieres usar estas plantillas por WhatsApp, las envías tú.
Deja que la confirmación y el aviso de 10 minutos antes lleguen solos por correo, y usa estas plantillas para lo demás. Prueba MiTurno un mes gratis, sin tarjeta.
Fuentes
- Ley 2300 de 2023, arts. 3, 5 y 8, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Ley 1581 de 2012, art. 5, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Debo tutear o tratar de usted al cliente en el recordatorio?
Usa el mismo trato que usa tu negocio en el local. Una barbería de barrio suele tutear; un consultorio o un spa de clientela mayor puede preferir el usted. Lo importante es ser coherente: si el recordatorio trata de usted y en el mostrador se tutea, el mensaje suena a robot. Cuando dudes con un cliente nuevo, el usted es más seguro.
¿Puedo usar emojis en los mensajes de recordatorio?
Puedes, con moderación y si va con el estilo de tu negocio. Uno al inicio o al final no estorba en un mensaje de WhatsApp de una barbería o un salón. En un consultorio o en un correo formal es mejor evitarlos. Nunca reemplaces con un emoji un dato importante, como la hora o la dirección.
¿Qué hago si el cliente no responde al «¿sigues en pie?»?
No asumas que canceló. Si tu política dice que la cita se libera cuando el cliente no confirma antes de cierta hora, aplícala y avísale con un mensaje corto. Si no tienes esa regla, mantén la cita y aplica la tolerancia normal el día de la cita. Lo que conviene evitar es liberar la hora sin avisar.
¿Puedo mandar el mismo mensaje a todos mis clientes a la vez?
Para recordatorios, lo mejor es un mensaje por cliente, con su nombre, su hora y su profesional. Las listas de difusión o los grupos sirven para avisos generales, como un cambio de horario por festivo, pero nunca para mostrar la cita de cada persona. En un grupo, todos verían los datos de los demás.