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WhatsApp Business para un negocio con cita: úsalo sin agendar a mano

Cómo configurar WhatsApp Business para que cada conversación termine en tu enlace de reservas, con textos modelo y los cuidados de datos y de publicidad que pide la ley.

Por Equipo de Tecnotics · · 7 min de lectura

En 30 segundos

  • Perfil de empresa: dirección, horario y tu página de reservas como sitio web.
  • Bienvenida y ausencia: mensajes automáticos con el enlace, según la ayuda de WhatsApp.
  • Respuestas rápidas: el enlace a un «/» de distancia, para responder en segundos.
  • Datos: el celular de tu cliente es un dato personal; usarlo para promociones exige su autorización (Ley 1581 de 2012).
  • Publicidad: las promociones por WhatsApp tienen horario según la Ley 2300 de 2023 y deben permitir darse de baja.

¿Para qué sirve WhatsApp Business en un negocio con cita?

Para que el cliente te encuentre y te pregunte, y para que tú le respondas rápido y lo lleves a reservar. Lo que no conviene es usarlo como agenda: negociar horas por chat consume tiempo y produce cruces. La guía de tu enlace de reservas en Instagram, Google y un QR explica cómo encaja el chat con los demás canales.

WhatsApp Business es una app distinta de WhatsApp Messenger, pensada para negocios. Todo lo que sigue se basa en el centro de ayuda oficial de WhatsApp, consultado el 26/10/2026. Los nombres de los menús pueden cambiar entre versiones.

¿Cómo configurar el perfil de empresa?

Según la ayuda de WhatsApp, el perfil de empresa puede mostrar nombre, descripción, dirección, horario, categoría, correo y sitio web. Para un negocio con cita:

  1. Nombre: el que está en tu letrero.
  2. Categoría: la más precisa (barbería, salón de belleza, spa).
  3. Descripción: qué haces y una frase con cómo reservar.
  4. Dirección: con una referencia si la calle es difícil de encontrar.
  5. Horario: la app tiene una opción de horario «solo con cita», además de horarios por día.
  6. Sitio web: tu página de reservas.

La ruta general es Configuración, luego el nombre de la empresa, y desde ahí cada campo.

¿Cómo usar el catálogo para tus servicios?

El catálogo de WhatsApp Business se pensó para productos, pero muchos negocios lo usan para mostrar servicios con foto, descripción y precio. Según la ayuda, el cliente lo abre desde un botón junto al nombre de la empresa.

Si lo usas, mantenlo igual a los precios de tu página de reservas. El Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011, art. 26) pide informar el precio en pesos con impuestos incluidos y dice que, si aparecen dos precios, el cliente paga el más bajo.

¿Cómo configurar la bienvenida, la ausencia y las respuestas rápidas?

Las tres herramientas están en la pestaña Herramientas de la app.

Mensaje de bienvenida

Según la ayuda de WhatsApp, se envía solo a los clientes que escriben por primera vez o después de 14 días sin actividad. Puedes elegir a quién se envía.

«Hola, gracias por escribir a [nombre del negocio]. Puedes elegir profesional y hora en [tu enlace]. Si tienes una pregunta, escríbela aquí y te respondemos en horario de atención.»

Mensaje de ausencia

Se envía siempre, en un horario personalizado o fuera del horario comercial; esta última opción exige tener el horario en el perfil, según la ayuda.

«Ahora no estamos atendiendo el chat. Puedes reservar a cualquier hora en [tu enlace]. Te respondemos mañana desde las 9:00 a. m.»

Respuestas rápidas

Son textos guardados que se insertan escribiendo «/» en el chat. Crea al menos tres:

  • /reserva: «Aquí ves las horas libres y reservas en un minuto: [tu enlace].»
  • /precios: «Estos son nuestros servicios con precio: [tu enlace al portafolio].»
  • /ubicacion: «Estamos en [dirección], al lado de [referencia].»

¿Cómo agendar citas por WhatsApp Business sin hacerlo a mano?

La forma más simple no es agendar dentro del chat, sino responder con el enlace y dejar que el cliente tome la hora. Para el cliente que no puede o no quiere reservar en línea, alguien del negocio le anota la cita en la agenda, en el momento.

Hay servicios de terceros que conectan WhatsApp con una agenda o que responden con asistentes; suelen ser de pago y requieren su propia configuración. Si estás en la transición, la guía para dejar de agendar por WhatsApp trae un plan de cuatro semanas.

¿Qué cuidados de datos pide el chat?

El número de celular de un cliente, su nombre y lo que te cuenta en el chat son datos personales. Tu negocio es el responsable de su tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 3) y necesita su autorización previa e informada (art. 9). En la práctica:

  1. No agregues clientes a grupos sin su permiso: en un grupo, todos ven el número de todos.
  2. No reenvíes conversaciones ni capturas con datos de clientes a otras personas.
  3. Usa el celular del cliente solo para lo que autorizó: agendar y avisar de su cita no es lo mismo que enviarle promociones.
  4. No pidas datos de salud por chat si no son indispensables; la Ley 1581 los trata como sensibles (art. 5).
  5. Atiende a quien pida que no le escribas más, y anótalo para que nadie del equipo lo vuelva a hacer.

La guía de datos de clientes en WhatsApp: errores comunes desarrolla cada punto.

¿Qué dice la Ley 2300 si mandas promociones?

La Ley 2300 de 2023, conocida como «dejen de fregar», rige desde el 10 de octubre de 2023. Para la publicidad por SMS, mensajería por aplicaciones, correo y llamadas fija las mismas reglas que para la cobranza (arts. 3 y 5):

Regla Qué dice
Horario Lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m.; sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.
Domingos y festivos Ningún contacto
Frecuencia No más de una vez al día ni por varios canales en la misma semana
Canales Solo los que el consumidor autorizó
Baja Un mecanismo ágil y sencillo para dejar de recibir mensajes

¿Y los recordatorios de cita? A la fecha de esta revisión no encontramos un concepto de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que lo diga expresamente. La lectura más prudente es que un recordatorio de una cita reservada no sería publicidad, porque la ley deja a salvo lo «estrictamente relacionado con el bien o servicio adquirido» (art. 5, par. 2) y exceptúa el envío de «información solicitada por el consumidor» (art. 8). Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con un abogado.

Ejemplo: una semana con WhatsApp Business bien configurado

Valores ilustrativos.

Supuestos: un salón de uñas en Neiva con 2 manicuristas recibe unas 15 conversaciones al día. Configura perfil, bienvenida, ausencia y tres respuestas rápidas.

De las 15 conversaciones diarias, 10 son «¿hay cita?» y se resuelven con /reserva en segundos; 3 son preguntas de precio, resueltas con /precios; 2 necesitan conversación (un diseño especial, un grupo). La dueña pasa de responder durante horas a revisar el chat tres veces al día.

Cómo se hace en MiTurno

MiTurno no se integra con WhatsApp ni envía mensajes por WhatsApp. Lo que hace es darte tu página pública, con portafolio con precios y la agenda de cada asesor, y un botón para copiar el enlace que pones en tu perfil y en tus respuestas rápidas. Desde «Muestra tus comercios» compartes el enlace del perfil, de la agenda o del portafolio por WhatsApp: se abre el chat con un mensaje armado. También hay dos QR y una versión imprimible con tu logo.

Ten un enlace de reservas listo para tu perfil y tus respuestas rápidas de WhatsApp Business, y deja que el cliente tome la hora solo. Prueba MiTurno un mes gratis, sin tarjeta.

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Fuentes

Verificado el 26/10/2026.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta WhatsApp Business en Colombia?

La app WhatsApp Business se descarga desde Google Play o la App Store, y el centro de ayuda de WhatsApp la presenta como una app para pequeñas empresas. Lo que sí suele tener costo son los servicios de terceros conectados a WhatsApp, como envíos automáticos o asistentes. Antes de pagar uno, revisa qué hace que no puedas hacer tú con la app.

¿Puedo usar el mismo número en WhatsApp normal y en WhatsApp Business?

No al mismo tiempo. Según la ayuda de WhatsApp, WhatsApp Messenger y WhatsApp Business son apps distintas y un mismo número no puede estar activo en las dos a la vez, aunque puedes pasar de una a otra. Si quieres separar lo personal del negocio, lo más ordenado es tener un número solo para el negocio.

¿Puedo agregar a mis clientes a un grupo para mandarles novedades?

No sin su permiso. En un grupo, todos los participantes ven el número de los demás, así que agregar clientes sin autorización expone su celular a desconocidos. Además, usar su número para novedades o promociones es una finalidad distinta a agendar la cita y necesita su autorización según la Ley 1581 de 2012. Pregunta antes.

¿Qué hago si un cliente me pide que no le escriba más?

Respeta la solicitud de inmediato y anótala en un lugar que todo el equipo vea, para que nadie le vuelva a escribir con promociones. Si te pide además que borres sus datos, la Ley 1581 de 2012 le da derecho a reclamarlo y fija un plazo de 15 días hábiles para resolver. Solo le seguirías escribiendo sobre una cita que él mismo reserve.

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