Datos de clientes y normas · Para dueños de negocio
¿Debes inscribir tu base de clientes en el Registro Nacional de Bases?
Quién debe inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC, qué se inscribe si estás obligado, en qué plazo, y qué sigue aplicando a la barbería o el spa que no se inscribe.
Por Equipo de Tecnotics · · 5 min de lectura
En 30 segundos
- Obligados: sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT, y personas jurídicas de naturaleza pública (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.26.1.2, modificado por el Decreto 90 de 2018).
- 100.000 UVT equivalen a unos $5.237.400.000 de activos con la UVT de 2026, según nuestro cálculo.
- No obligados: personas naturales y sociedades por debajo del tope. Igual deben pedir autorización, tener política y atender reclamos.
- Plazo para bases nuevas de los obligados: dentro de los 2 meses siguientes a su creación (art. 2.2.2.26.3.1).
- Incidentes de seguridad de los inscritos: se reportan al RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, según la Circular Única de la SIC.
¿Qué es el Registro Nacional de Bases de Datos?
Es el directorio público de las bases de datos con datos personales que operan en Colombia. Lo administra la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y es de libre consulta para los ciudadanos (Ley 1581 de 2012, art. 25).
La idea es que una persona pueda saber qué empresas grandes y entidades tienen bases con datos personales, para qué y por dónde ejercer sus derechos. Es solo una de las obligaciones del régimen de datos; las demás están en la guía de protección de datos de clientes.
¿Quién debe inscribirse?
Desde la modificación del Decreto 90 de 2018, solo dos grupos (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.26.1.2):
| Grupo | ¿Se inscribe? |
|---|---|
| Sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT | Sí |
| Personas jurídicas de naturaleza pública | Sí |
| Sociedades con activos de 100.000 UVT o menos | No |
| Personas naturales (el barbero dueño, la psicóloga independiente) | No |
El tope se mide sobre activos totales, no sobre ventas. Con la UVT de 2026 ($52.374), 100.000 UVT son unos $5.237.400.000. A la fecha de esta revisión (26/10/2026) no encontramos una instrucción oficial de la SIC que diga qué UVT usar para medir los activos de cada año; si estás cerca del tope, pregúntale a tu contador. La tabla con los demás topes del año está en UVT 2026 para negocios de servicios.
¿Qué se inscribe si estás obligado?
Cada base de datos por separado (art. 2.2.2.26.1.3), con esta información mínima (art. 2.2.2.26.2.1):
- Identificación, ubicación y contacto del responsable.
- Identificación, ubicación y contacto de los encargados, con razón social y NIT si son personas jurídicas (art. 2.2.2.26.2.3).
- Canales para que los titulares ejerzan sus derechos.
- Nombre y finalidad de la base.
- Forma de tratamiento: manual, automatizada o ambas.
- Política de tratamiento de la información.
Inscribir la política no te exime de darla a conocer a tus clientes (art. 2.2.2.26.2.7). La plantilla está en política de tratamiento de datos personales.
¿En qué plazo?
Los plazos iniciales vencieron entre el 30 de septiembre de 2018 y el 31 de enero de 2019, según el tamaño. Para hoy, la regla que importa es otra: las bases que se crean después de esos plazos deben inscribirse dentro de los dos meses siguientes a su creación (art. 2.2.2.26.3.1).
Además, el responsable debe actualizar lo inscrito cuando haya cambios sustanciales, según los defina la SIC (art. 2.2.2.26.3.3).
¿Cómo se hace la inscripción?
La SIC fija el procedimiento, previa validación de la identidad del responsable (Decreto 1074, art. 2.2.2.26.3.2). Según la Circular Única, las personas jurídicas privadas inscritas en las Cámaras de Comercio y las sociedades de economía mixta inscriben sus bases siguiendo el «Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos», publicado en sic.gov.co.
Antes de entrar al registro, ten a mano la lista de bases que manejas, la finalidad de cada una, los encargados con su NIT, los canales de atención y la política vigente. Con eso, el trámite es de diligenciar, no de investigar.
¿Qué se reporta después de inscribirse?
Según el Título V de la Circular Única de la SIC, una vez inscrita la base se reportan como novedades:
- Reclamos de los titulares, consolidados por semestre calendario (enero a junio y julio a diciembre).
- Incidentes de seguridad: violación de los códigos de seguridad o pérdida, robo o acceso no autorizado a la base, dentro de los 15 días hábiles siguientes a que se detecten y lleguen a la persona o el área encargada de atenderlos.
Esa información no queda disponible para consulta pública.
Ejemplo: tres negocios frente al RNBD
Valores ilustrativos.
Supuestos: UVT de 2026 de $52.374; tope de 100.000 UVT ≈ $5.237.400.000 de activos.
| Negocio | Forma | Activos totales | ¿Se inscribe? |
|---|---|---|---|
| Barbería de un solo dueño en Neiva | Persona natural | $80 millones | No |
| Cadena de 4 salones en Bogotá | S.A.S. | $1.900 millones | No |
| Red de centros de bienestar | S.A.S. | $6.000 millones | Sí, si sus activos totales superan el tope |
Los tres deben tener autorización, política y canal de reclamos. Solo el tercero, además, inscribe cada base en el RNBD.
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Fuentes
- Ley 1581 de 2012, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Decreto 1074 de 2015, cap. 2.2.2.26, Función Pública (consultada el 26/10/2026)
- Circular Única de la SIC, Título V, Protección de datos personales (consultada el 26/10/2026)
- Resolución DIAN 000238 de 2025 (UVT 2026), normograma de la DIAN (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Puedo inscribirme en el RNBD aunque no esté obligado?
El Decreto 1074 de 2015 define el ámbito del registro para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos de más de 100.000 UVT y las entidades públicas, y la Circular Única de la SIC dirige el procedimiento a las personas jurídicas inscritas en las Cámaras de Comercio. Si no estás en ese grupo, concentra el esfuerzo en autorización, política y atención de reclamos.
¿Quién puede consultar el RNBD?
La Ley 1581 de 2012 (art. 25) dice que el Registro Nacional de Bases de Datos es de libre consulta para los ciudadanos. El Decreto 1074 de 2015 aclara que la consulta sirve para facilitar el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos o revocar la autorización. Los incidentes y reclamos reportados no son de consulta pública.
¿Cada base se inscribe por separado?
Sí. El responsable debe inscribir en el registro, de manera independiente, cada una de las bases de datos con datos personales que trate (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.26.1.3). Una sociedad obligada con base de clientes, base de empleados y base de proveedores, por ejemplo, inscribe tres bases, cada una con su nombre y su finalidad.
¿Qué pasa si una sociedad obligada no inscribe sus bases?
La facultad sancionatoria por incumplir la Ley 1581 le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.26.3.4). La ley prevé multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales, suspensión de actividades de tratamiento y cierre de operaciones, graduadas según el daño, la reincidencia y otros criterios.